Vas a introducir tus primeros datos en una hoja de cálculo, que pueden ser números o texto. Para ello simplemente tienes que situar el cursor del ratón en una de las celdas y empezar a escribir con el teclado.
Habrás comprobado que al introducir datos dentro de la celda aparece un cursor que indica la posición en la que estas introduciendo dichos datos, así mismo en la barra de fórmulas, arriba, fíjate que lo escrito en la celda aparece en ella.
En caso de error en la introducción de los datos, lo más cómodo es que sitúes el cursor en la barra de fórmulas y desde ahí borres o cambies con los botones de Retroceso, Insert, Supr, etc. Otra forma es dar a Escape y así borras el contenido completo de la celda.
Barra Inicio
Incluye las funciones más comunes, como formato de texto y estilos, además de otras opciones.
Portapapeles
Pegar- Obtener opciones de como pegar únicamente los valores.
Cortar- Corta la selección del documento.
Copiar- Copia lo seleccionado.
Fuente
Fuente- Tipo de Letra.
Tamaño de Fuente- Tamaño de la Letra.
Negrita- Remarca un texto seleccionado.
Cursiva- Letra en Cursiva.
Subrayado- Subraya una parte de una hoja seleccionada.
Bordes- Coloca diferentes bordes a la hoja.
Color de Relleno- Color que se coloca dentro de tabla, registro, fila.
Alineación
Orientación- Gira el texto a un ángulo diagonal o vertical.
Disminuir Sangría y aumentar Sangría- Margen entre el borde inferior y el texto de la celda.
Texto a la Izquierda- Lugar donde se pondrá el texto
Centrado- Texto colocada en el centro de la celda.
Ajustar Texto- Hace que se vea visible.
Combinar y Centrar- Une las celdas seleccionadas.
Número
Formato de Numero- Designación a las cantidades en las celdas.
Formato de Numero de Contabilidad- Se representara en unidades monetarias.
Estilo Porcentual- Se representara en porcentajes.
Estilos
Formato Condicional.- Resalta celdas interesantes.
Dar Formato como Tabla- Convierte celdas seleccionadas en Tablas.
Celdas
Insertar- Insertar nuevas celdas.
Eliminar-Eliminar celdas.
Formato- Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas.
Modificar
Autosuma-Muestra la suma de celdas seleccionadas.
Rellenar- Rellena las celdas en cualquier dirección.
Borrar- Borra celdas.
Buscar y Seleccionar- Búsqueda de partes específicas.
Ajustar el texto en una celda
Microsoft Excel puede ajustar el texto para que aparezca en varias líneas dentro de una celda. Puede aplicar formato a la celda para que el texto se ajuste automáticamente.
Ajustar texto automáticamente
En la hoja de cálculo, seleccione las celdas a las que desea dar formato.
En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto .
Combinar y anular la combinación de celdas
No puede dividir una celda individual, pero puede hacer que una celda parezca estar dividida combinando las celdas que quedan encima. Por ejemplo, quiere dividir la celda A2 en tres celdas que aparecerán, una tras otra, debajo de la celda A1 (que quiere usar como título). No es posible dividir la celda A2, pero puede lograr un efecto similar combinando las celdas A1, B1 y C1 en una sola celda. Escriba los datos en las celdas A2, B2 y C2. Estas tres celdas aparecen como si estuvieran divididas debajo de una celda mayor (A1) que actúa como título.
Cuando se combinan dos o más celdas horizontales o verticales adyacentes, se convierten en una celda mayor que abarca varias columnas o filas.
IMPORTANTE: Al combinar varias celdas, aparece el contenido de una sola en la celda combinada. El contenido de las demás celdas que se combinen se elimina.
Después de combinar celdas, puede dividir una celda combinada en celdas separadas de nuevo.
NOTA: No puede dividir una celda sin combinar.
Combinar celdas adyacentes:
Seleccione dos o más celdas adyacentes que quiera combinar.
NOTA: Asegúrese de que los datos que quiere mostrar en la celda combinada está contenidos en la celda superior izquierda del rango seleccionado. Solo los datos en la celda superior izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de las demás celdas del rango seleccionado se eliminarán. Copie los demás datos que necesite en otra ubicación en la hoja de cálculo antes de llevar a cabo la combinación.
Las celdas se combinarán en una fila o columna y el contenido de la celda se centrará en la celda combinada. Para combinar celdas sin centrar, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Combinar y centrar y, luego, en Combinar horizontalmente o en Combinar celdas.
NOTA: Si el botón Combinar y centrar no está disponible, es posible que las celdas seleccionadas estén en modo Edición o estén dentro de una tabla de Excel. Para cancelar el modo Edición, presione ENTRAR. No se pueden combinar celdas que estén dentro de una tabla de Excel.
Para cambiar la alineación de texto en la celda combinada, seleccione la celda y haga clic en cualquiera de los botones de alineación del grupo Alineación de la pestaña Inicio.
Ejemplo:
Dividir una celda combinada:
Para dividir una celda combinada, hay que seleccionarla primero.
Seleccione la celda combinada cuya combinación quiere anular.
Cuando selecciona una celda combinada, el botón Combinar y centrar también aparece seleccionado en el grupo Alineación de la pestaña Inicio.
Para dividir la celda combinada, haga clic en Combinar y centrar o en la flecha que se encuentra junto a Combinar y centrar y, luego, en Separar celdas.
SUGERENCIA: Inmediatamente después de combinar celdas, también puede separarlas haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+Z.
El contenido de la celda combinada aparecerá en la celda superior izquierda del rango de celdas divididas.
MIN y MAX
Las funciones MIN y MAX en Excel nos
devuelve el valor mínimo o máximo de un conjunto de valores. Los argumentos de
la función MIN y MAX pueden ser los números, las celdas o los rangos que
contienen los valores que deseamos evaluar.
Ejemplo:
La suma simple (SUMA)
Permite sumas de varios datos numéricos.
Escribe =SUMA(primera_celda:última_celda) en
la celda donde deseas que aparezca el resultado.
Si seleccionas con el mouse las celdas a sumar es mas fácil, rápido y no deja lugar a las equivocaciones.
Ejemplo:
Si quieres sumar celdas no contiguas, selecciónalas teniendo apretado la tecla "Control"
Ejemplo:
El promedio (PROMEDIO)
Sería una pérdida de tiempo repetir la
definición de promedio. Principalmente, porque es muy simple calcularlo con la
siguiente fórmula: =PROMEDIO(rango).
El rango representa el rango de celdas que
contienen los datos numéricos a analizar.
Si seleccionas con el mouse las celdas a promediar es mas fácil, rápido y no deja lugar a las equivocaciones.
Ejemplo:
Si quieres promediar celdas no contiguas, selecciónalas teniendo apretado la tecla "Control"
Contar las celdas que cumplen un criterio (CONTAR.SI)
En lo que se refiere a las estadísticas,
quizás quieras saber cuántas veces se repite una información a lo largo de una
columna. En este caso, empleamos la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(rango;"criterio").
El rango representa el rango de celdas que
contienen los datos numéricos a analizar. Criterio es la condición a buscar en
la tabla.
Ejemplo:
Deseamos saber cuántos rojos
hay. Entonces, escribimos en una celda la siguiente fórmula: =CONTAR.SI(A1:A5;"rojo").
Ejemplo:
Quiero saber cuántos números hay más grandes
que 50.
=CONTAR.SI(A1:A5;">50").
Ejemplo:
Quiero saber cuántos números hay más chicos o
iguales que 20.
=CONTAR.SI(A1:A5;"<=20").
Ejemplo:
Listas desplegables
Una lista desplegable en Excel es una
colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un
rango de celdas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a
las opciones de una lista. Las listas desplegables se muestran dentro de una
celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado.
En la imagen superior, la lista desplegable de
la celda A1 se creó tomando los valores del rango C1:C12.
Crear
una lista desplegable en Excel
Para crear una lista desplegable en Excel a
partir de un rango de celdas, comenzamos por seleccionar la celda que contendrá
la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. Posteriormente
vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.
Encontrarás este comando dentro del grupo
Herramientas de datos. Puedes pulsar directamente el botón o desplegar el menú
y seleccionar la primera de las opciones tal como se muestra en la imagen
superior. Esto abrirá el cuadro de diálogo “Validación de datos”.
Criterio
de validación y origen de datos
En el cuadro de diálogo Validación de datos
especificaremos los detalles sobre el criterio de validación y el origen de los
datos. En primer lugar debes elegir la opción Lista de todos los criterios de
validación.
En el recuadro “Origen” debes especificar el
rango de celdas que contiene los valores que se convertirán en las opciones de
la lista desplegable.
Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos
creados una lista desplegable en Excel 2010.
La función "SI"
La función "si" es una función condicional
que cumple una de dos condiciones, o sea que devuelve un valor si la condición
especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Esta
función permite resolver situaciones muy comunes. Y es aún más poderosa
combinada con otras funciones.
Con un ejemplo la entenderemos mejor:
En una lista de vendedores con el importe de sus ventas queremos dar un premio
de $100 a quienes hayan superado la meta de $5.000 vendidos.
Considerando los importes de las ventas en la columna C, a partir de la segunda
fila el premio se obtiene escribiendo en D2 la función condicional
=SI(C2>5000;100;0).
Esta función contiene tres argumentos entre
los paréntesis:
El
primero es la condición de la que depende el valor que
finalmente devolverá la fórmula. En nuestro caso, que las ventas superen la
meta de $5.000.
El segundo es el valor que devolverá la fórmula si la condición se cumple. En
nuestro caso, el premio de $100.
El
tercero es el valor que devolverá la fórmula si la
condición no se cumple. En nuestro caso, cero, porque para ellos no hay premio.
Otro ejemplo: Suponiendo que tienes una lista con edades de personas, y
quieres que en otra columna te diga si esa persona es mayor de edad o menor de
edad:
La función SI un poco mas compleja...
Imagina que necesitamos desplegar alguna de
las siguientes leyendas según los años de la persona:
Menor a 18 años: “Menor de edad”.
Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de
edad”.
Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”.
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la
función “SI” no podrá resolver por sí sola este problema, por lo que
necesitamos recurrir a la función “SI anidada” la cual nos permitirá resolver
cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y
ejecutar más de dos acciones.
La función SI anidada en
Excel aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el número de
posibles resultados a probar así como las acciones que podemos ejecutar. Para
nuestro ejemplo, la función SI anidada que resolverá adecuadamente el problema
será la siguiente:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad",
SI(A2 < 65, "Mayor de edad", "Tercera edad"))
Pon especial atención al tercer argumento de
la primera función SI, que en lugar de ser una acción, se ha convertido en otra
función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.
Excel hará el análisis de la fórmula anterior
de la siguiente manera. Comenzando con la primera función SI, se evaluará si la
edad es menor a 18, en caso de que dicha condición se cumpla, se mostrará la
leyenda “Menor de edad” y todo terminará ahí. Por el contrario, si la primera
condición no se cumple, querrá decir que la edad es mayor o igual a 18 y se
ejecutará la segunda función SI.
En la segunda prueba lógica probaremos si la
edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se imprimirá la leyenda “Mayor de
edad”, pero si la prueba lógica es falsa, querrá decir que la edad es mayor o
igual a 65 y por lo tanto se imprimirá la etiqueta “Tercera edad”.
Trata de hacer este ejemplo en casa o en clase!!
Sumar de acuerdo a un criterio determinado (SUMAR.SI)
Una tabla puede presentarse en la forma de una
lista con diferentes datos, aunque tú no desees trabajar con todos ellos a la
vez.
Si esta lista es larga, puede resultar tedioso
seleccionar uno por uno los elementos idénticos para sumarlos. En este caso, es
posible ordenarle al Excel que los encuentre y a continuación los sume con la
siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(rango;"criterio";rango_suma).
El "rango"
es donde voy a buscar en la tabla. El “criterio”
es lo que voy a buscar, la condición. Y el “Rango_suma” es el rango
de celdas donde se encuentran los números que deseas sumar.
Ejemplo:
SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma las celdas de un rango que cumplen varios
criterios.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO es
una función matemática y trigonométrica. Se usa para sumar todos los números en
un rango de celdas seleccionado basándose en un criterio múltiple y devolver el
resultado.
La sintaxis de la
función SUMAR.SI.CONJUNTO es:
- Rango_suma (obligatorio): El rango de celdas que contiene los
valores a sumar.
- Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado
por el Criterio1.
- Criterio1 (obligatorio): El
criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios1.
- Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas que será
evaluado por el Criterio2.
- Criterio2 (opcional): El
criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios2.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos
permite sumar los valores de un rango de celdas que cumplen con varias
condiciones. A diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo criterio,
la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán
solamente si cumplen con los criterios especificados.
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;
rango_criterios1; criterios1; rango_criterios2; criterios2;...)
Validación de datos en Excel
La validación de datos en Excel es una
herramienta que no puede pasar desapercibida ya que nos ayudará a evitar la
introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo.
Importancia
de la validación de datos en Excel
De manera predeterminada, las celdas de
nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto,
un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas
dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante
asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes
observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el
dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.
Este tipo de error puede ser prevenido si
utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5
solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento
de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia
como el siguiente:
Más adelante veremos que es factible
personalizar los mensajes enviados al usuario de manera que podamos darle una
idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos muestra la importancia
de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el ingreso de datos
de parte del usuario.
El comando
Validación de datos
El comando Validación de datos que
utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha “Datos” y
dentro del grupo “Herramientas de datos”.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de
diálogo “Validación de datos” donde, de manera predeterminada, la
opción “Cualquier valor” estará seleccionada, lo cual significa que
está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos
elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la
celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una
fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
Cómo
aplicar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos sobre una
celda específica, deberás asegurarte de seleccionar dicha celda y
posteriormente ir al comando Datos >
Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo
criterio de validación a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango
antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad
de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear
el criterio de validación de datos.
Para seleccionar una columna completa será
suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la columna. Una vez que hayas
hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será aplicada
sobre todas las celdas de la columna.
La
opción Omitir blancos
Absolutamente todos los criterios de
validación mostrarán una caja de selección con el Texto: Omitir blancos.
De manera predeterminada, la opción “Omitir
blancos” estará seleccionada para cualquier criterio, lo cual significará
que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla
como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar
la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la
opción “Omitir blancos”, estaremos obligando al usuario a ingresar un
valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la
tecla “Esc” para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla
Entrar para dejar la celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada
o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios
al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre
seleccionada.
Crear
validación de datos
Para analizar los criterios de validación
de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos basados en sus
características similares. El primer grupo está formado por los siguientes
criterios:
Número entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque
comparten las mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: entre,
no está entre, igual a, no igual a, mayor que, menor que, mayor o igual que, menor
o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre”
debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las
opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la
validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos
configurar del criterio de la siguiente manera:
Por el contrario, si quisiéramos validar que
una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de enero del 2015, podemos
crear el criterio de validación de la siguiente manera:
Una vez que hayas creado el criterio de
validación en base a tus preferencias, será suficiente con pulsar el
botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que
hayas seleccionado previamente.
Personalizar
el mensaje de error
Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible
personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un
intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos
ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo
cuadro de diálogo “Validación de datos”.
Para la opción Estilo tenemos tres
opciones: Detener, Advertencia e
Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta
de error: en primer lugar realizará un cambio en el icono mostrado y en segundo
lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará los
botones Reintentar, Cancelar y Ayuda.
La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará
los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos
permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera
predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de
texto Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos
mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver
que he modificado las opciones predeterminadas de la pestaña “Mensaje de
error”:
Como resultado de esta nueva configuración,
obtendremos el siguiente mensaje de error:
Cómo
eliminar la Validación de datos
Si deseas eliminar el criterio de validación
de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas,
abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el
botón Borrar todos.
Al pulsar el botón Aceptar habrás
removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.
Espero que con esta guía tengas una mejor y
más clara idea sobre cómo utilizar la validación de datos en Excel. Esta
funcionalidad será de gran ayuda para controlar el ingreso de datos por parte
de los usuarios y disminuir en gran medida la probabilidad de que se ingrese
información incorrecta lo cual podría tener un efecto catastrófico sobre
nuestras fórmulas y el análisis de los datos.
Algunos ejercicios para hacer en casa:
